「AIを仕事に使ってみたいけれど、何から始めればいいかわからない」
個人事業主やひとり社長の方から、よく聞く悩みです。
結論から言うと、最初からすべての仕事をAIに任せる必要はありません。まずは、繰り返し発生し、自分で良し悪しを確認しやすい仕事を1つ選ぶのがおすすめです。
AIに任せる仕事を小さく決めると、「便利そうだけれど、結局使いこなせない」という状態を避けやすくなります。
最初に任せる仕事を選ぶ3つの基準
最初の対象業務は、次の条件に近いものを選びます。
- 何度も繰り返している
- 完成形を自分で判断できる
- 間違いがあっても、すぐに人が確認できる
反対に、顧客への最終回答や契約判断のように、間違いがそのまま大きな影響につながる仕事は、いきなり全自動にしない方が安心です。
個人事業主がAIに任せやすい5つの仕事
1. メールや案内文の下書き
毎回ゼロから考えているメールや案内文は、AIに下書きを作ってもらいやすい仕事です。
たとえば、次の情報を整理して渡します。
- 誰に送るか
- 何を伝えたいか
- 相手にしてほしいこと
- 文体や文字数
AIが作った文章をそのまま送信するのではなく、事実関係、宛名、日付、金額、約束の内容を自分で確認します。下書き作成を任せるだけでも、毎回の書き出しを考える負担を減らせます。
2. メモや資料の整理
打ち合わせメモ、調査メモ、メールの抜粋などを、見出しや箇条書きに整理する作業も対象にしやすい仕事です。
「決まったこと」「確認が必要なこと」「次にやること」の3つに分けるだけでも、頭の中に残っていた情報を行動に変えやすくなります。
ただし、顧客情報や個人情報を入力する場合は、利用するサービスの設定や契約内容を確認し、入力してよい情報の範囲を先に決めておきます。
3. 提案書や資料の構成づくり
資料作成で時間がかかるのは、文章を入力することよりも、全体の順番を決めることではないでしょうか。
AIには、いきなり完成資料を求めるのではなく、次のように頼むと使いやすくなります。
- 読み手と目的を伝える
- 入れたい情報を箇条書きで渡す
- まず見出しとページ構成だけ作ってもらう
- 内容を確認してから本文を整える
自分が判断する部分と、AIにたたき台を作らせる部分を分けることがポイントです。
4. 会議後の要点整理とタスク化
会議や相談の後に、内容を振り返って次の行動を決める作業も、AIを使うと整理しやすくなります。
「誰が」「何を」「いつまでに」を抜き出し、未決定事項や確認先を分けておくと、会議の記録がそのまま次の行動につながります。
出力されたタスクの担当者や期限は、必ず本人が確認してください。AIは会話の文脈を取り違えることがあるためです。
5. 情報収集の下調べと比較表づくり
新しいサービスや制度を調べるときに、候補を整理したり、比較項目を作ったりする作業もAIに向いています。
ただし、最新情報、料金、制度、契約条件などは、必ず公式情報で確認します。AIに調査の入口を作ってもらい、最終的な判断は自分で行うという役割分担が安全です。
AI活用で大切なのは、ツールより「仕事の分け方」
AI活用というと、どのツールを使うかに目が向きがちです。しかし、個人事業主の仕事で先に決めたいのは、次の3点です。
- どの仕事をAIに任せるか
- どの情報を入力してよいか
- どこから先を自分が確認するか
この線引きができると、ChatGPTやChatGPT WorkなどのAIを、単なる質問相手ではなく、仕事を分担する相手として使いやすくなります。
何を任せるか決められないときは
「自分の仕事では、どこからAIに任せられるかわからない」という場合は、ツールの機能を一から覚えるより、実際の仕事を1つ題材にして整理する方が早いことがあります。
GROW UP NEXTでは、個人事業主・ひとり社長の業務を題材に、AIに任せる範囲と、人が確認する範囲を一緒に整理しています。AI何でも相談室では、今抱えている具体的な仕事から、次に試す一歩を考えます。
ChatGPT Work実践セミナーでは、ファイル作成や整理など、AIに作業を進めてもらう考え方を、実際の業務に合わせて確認します。
まとめ
個人事業主のAI活用は、すべての仕事を自動化することから始めなくて大丈夫です。
まずは、次の条件に合う仕事を1つ選びます。
- 繰り返し発生する
- 完成形を自分で確認できる
- 間違いがあっても人が修正できる
メールの下書き、情報整理、資料の構成づくり、会議後のタスク整理、調査の下準備などから試すと、AIとの役割分担を考えやすくなります。
自分の仕事に合わせたAI活用を相談したい方は、個人向けサービスをご覧ください。