「AI研修を実施したのに、研修後は誰も使っていない」
法人のAI活用では、この状態が珍しくありません。
研修の内容が悪いとは限りません。AIの機能や使い方を学んでも、自社のどの業務で使うのか、入力してよい情報は何か、出力を誰が確認するのかが決まっていなければ、現場は使い始めにくいからです。
AI研修を定着させるには、ツールの説明を増やすより、対象業務と運用方法を具体化することが重要です。
AI研修後に使われなくなる3つの理由
1. 自社の業務とのつながりが見えない
研修で一般的なデモを見ても、「自分の仕事ではどこに使えるのか」がわからなければ、実務には移りません。
たとえば、営業、総務、管理職では、時間がかかる作業も、必要な出力も異なります。同じツールを使う場合でも、部署や役割に合わせて題材を変える必要があります。
2. 一度に多くの機能を覚えようとする
Geminiには、メール、文書、表計算、資料、情報検索など、さまざまな活用場面があります。便利な機能をすべて紹介しようとすると、受講者は「結局どれから使えばよいのか」がわからなくなります。
最初は、効果を確認しやすい1業務に絞る方が、現場での最初の利用につながります。
3. ルールと確認方法が決まっていない
AIに入力してよい情報、出力を確認する人、顧客へ送る前のチェック方法が決まっていないと、社員は「使ってよいのかわからない」と感じます。
安全に使うためのルールは、分厚い規程から始めなくても構いません。まずは、入力禁止情報、人が確認する項目、保存先の3点を決めるだけでも、使い始めるための土台になります。
AI活用を定着させる3つの進め方
1. まず1つの業務を選ぶ
最初に、次の条件に合う業務を1つ選びます。
- 定期的に発生する
- 担当者が完成形を判断できる
- AIの出力を人が確認できる
たとえば、メールの下書き、会議メモの整理、提案資料の構成づくり、社内資料の要点整理などです。
「AIを導入する」ではなく、「この業務のこの工程を支援する」と決めると、研修の内容も評価方法も具体的になります。
2. 入力・出力・確認の流れを決める
次に、業務の流れを3つに分けます。
- 何を入力してよいか
- どのような形で出力させるか
- 誰が何を確認してから使うか
ここで大切なのは、AIに任せる範囲を広げすぎないことです。顧客情報、個人情報、契約情報などを扱う場合は、サービスの契約・設定・社内ルールを確認し、入力してよい情報を明確にします。
3. 研修後に使うテンプレートを残す
研修の時間だけ使えるプロンプトでは、現場に戻ったときに再現できません。
研修後も使えるように、次の内容をテンプレートとして残します。
- この業務でAIを使う目的
- 入力する情報の例
- 出力してほしい形式
- 人が確認する項目
- 困ったときの相談先
テンプレートを実際の業務に合わせて整えると、社員ごとの使い方のばらつきを抑えやすくなります。
GeminiとGemini Notebookを業務に合わせて使い分ける
Geminiの活用では、メール、資料作成、情報整理など、日常業務の中のどの工程を支援するかを先に決めます。利用できる機能や管理設定は、契約プランや組織の設定によって異なるため、現在の環境を確認しながら研修内容を設計することが大切です。
社内資料や議事録、マニュアルなど、複数の情報をもとに整理・確認したい場合は、Gemini Notebookの活用も検討できます。Gemini Notebookは、資料などのソースをまとめたノートブックをもとに質問や要約を行うサービスです。詳しい機能や利用条件は、Google公式ヘルプで確認できます。
GROW UP NEXTの法人向け研修
GROW UP NEXTでは、法人向けに次の研修を用意しています。
- 成果直結型プロンプト思考法セミナー
- Gemini活用研修
- Gemini Notebook実務活用研修
研修内容や時間は、対象業務と参加人数に合わせて設計します。最初から多くの機能を詰め込むのではなく、貴社の業務の中から、まず試す対象を整理します。
AI研修を検討中の方は、現在の課題、利用中のGoogle Workspace環境、対象となる部署や人数をお聞かせください。研修で扱うテーマと進め方を一緒に整理します。
まとめ
AI研修後に社員が使わないときは、研修回数を増やす前に、次の3点を確認します。
- 自社のどの業務で使うのか
- 何を入力し、どこを人が確認するのか
- 研修後も使えるテンプレートが残っているか
AI活用は、ツールを導入した時点ではなく、現場の仕事の中で無理なく使われ始めた時点から進みます。
法人向けのGemini活用研修、Gemini Notebook実務活用研修については、法人向けサービスページをご覧ください。具体的なご相談は、お問い合わせフォームからお送りいただけます。